Kassavirta-ajattelu 8: Kassavirtaan perustuva tilitoimistopalvelu21.5.2021 | © Talousteema OyTilitoimiston tärkein tehtävä on auttaa asiakasyrityksiään kasvamaan terveesti ja pysymään hengissä. Verobyrokratia on sivuseikka tämän rinnalla. Nykyisin monissa tilitoimistoissa verotus on ykkönen, kirjanpito kakkonen ja rahan riittävyydestä huolehtiminen on kaukana näiden jälkeen, jos sillä on sijaa lainkaan. Tähän on tultava muutos.Toimin aikanaan 18 vuotta tilitoimistoyrittäjänä. Tärkein tavoitteeni oli ensisijaisesti tuottaa hyötytietoa yrittäjille ja vasta toissijaisesti verotuksen toimittamisessa tarvittavaa tietoa Verohallinnolle. Silloin ja edelleenkin suurin osa tilitoimistoista on asettanut nämä tavoitteet päinvastaiseen järjestykseen.
Hyötytiedon tuottaminen yrittäjille on tärkeää, koska he maksavat tilitoimiston laskut.
Hyötytieto on sellaista, jonka avulla yritys voidaan rakentaa taloudellisesti vakaaksi, että se ei ajaudu konkurssiin. Tiedon tulee auttaa yritys kasvamaan terveesti ja turvaamaan tulevaisuutensa.
Menneisyyttä koskeva tieto toiminnan kannattavuudesta ei tätä vaatimusta täytä, koska voitto- tai tappioluku tuloslaskelmassa on epävarma ja epätarkka eikä se koske tulevaisuutta. Taseesta saatava vakavaraisuustietokaan ei asiaa auta, sillä se on olennaisesti riippuvainen tilikausien voittojen ja tappioiden määristä, jotka on lähes aina laskettu väärin.
Konkurssilain mukaan yritys voidaan asettaa konkurssiin, jos se tulee pysyvästi maksukyvyttömäksi. Tieto maksukyvystä on siis ratkaiseva, kun yrityksen elinvoimaa arvioidaan.
Maksukykyä ei voida mitata taseen rahavarojen ja saatavien sekä velkojen suhdelukuna, koska se on vain yhden päivän tieto, joka on mahdollisesti jo seuraavana päivänä erilainen.
Tarvitaan maksukyvyn seurantaa pitkällä aikavälillä. Seurannan on ulotuttava tulevaisuuteen, että maksukyvyttömyyteen voidaan reagoida ajoissa. Käytännön kokemustiedon mukaan konkurssin välttämiseen tarvitaan muutama kuukausi ennakkotietoa tulevasta maksukyvyn kehityksestä.
Kassavirtapohjainen taloussuunnittelu on yrityksen johdon kannalta tärkeää, mutta mielestäni on harhaanjohtavaa yrittää luoda usean vuoden suunnitelmia. Muutaman kuukauden mittainen näkymä rahatilanteen kehityksestä tulevaisuudessa riittää, jos se perustuu nykyhetkellä parhaaseen tulevaisuutta koskevaan tietoon ja suunnitelmaa ylläpidetään päivittäin tai ainakin viikoittain.
Maksukyky voidaan ilmaista yhdellä luvulla: pankkitilin saldolla. Jokainen yrittäjä ymmärtää tämän asian, mutta harva heistä tietää, mikä on yrityksen pankkitilin saldo päivittäin esimerkiksi kolme kuukautta nykyhetkestä eteenpäin. Tämän tiedon he kaikki haluavat ja ovat valmiit maksamaan siitä paremmin kuin varmuudesta, että verotus hoidetaan lakien ja Verohallinnon ohjeiden mukaisesti.
Opin tämän asian tilitoimistovuosieni 1981 – 1999 aikana. Sen jälkeen olen vuodesta 2004 lähtien systemaattisesti kehittänyt menetelmää, jolla yrityksen pankkitilin saldosta saadaan selvyys muutama kuukausi eteenpäin. Menetelmä on kassasuunnittelu.
Miten tilitoimisto voisi tuottaa kassasuunnittelupalvelua asiakkailleen?
Ensinnäkin juokseva kirjanpito on muutettava laskuperusteisesta tuloslaskentaa noudattavasta kirjanpidosta maksuperusteiseksi kassavirtalaskentaan perustuvaksi kirjanpidoksi, joka on kassasuunnittelun seurantamenetelmä.
Kassasuunnittelu alkaa siitä mihin kassavirtakirjanpito päättyy ja nämä kumpikin noudattavat kassavirtalaskentaa. Ne laaditaan yhdenmukaista kirjanpitomenetelmää käyttäen.
Toisena vaiheena on myynti- ja ostolaskuista saatavien reskontratietojen muuttaminen tulevaisuuteen ajoitetuiksi maksutiedoiksi kassasuunnitelmaan.
Tuloslaskentakirjanpidon tietyn päivän myyntisaamiset ja ostovelat ovat kuin hiekkakasat tien alkupäässä. Kassavirtakirjanpidossa nämä kasat on levitetty tielle tasaisesti eteenpäin.
Laskutietojen hyödyntäminen kassasuunnittelussa ei ole vaikeaa, mutta laskujen maksutiedot ulottuvat vain noin kahden viikon päähän. Tarvitaan näkymä pitemmälle tulevaisuuteen.
Osto- ja myyntisopimukset sekä osto- ja myyntitilaukset sisältävät tietoa tulevista ja lähtevistä maksuista sen jälkeiseltä ajalta, mihin laskutiedot päättyvät. Osto- ja myyntitarjouksista saadaan maksutietoja tätäkin pitemmälle tulevaisuuteen.
Tilitoimisto tarvitsee siis avukseen toiminnanohjausjärjestelmän, jossa tulevat ostot ja myynnit käsitellään kahdenkertaisen kirjanpidon periaattein maksuperusteisesti kassasuunnittelussa.
Yrityksen toimintaa koskevat suunnitelmatkin pitää laatia kassasuunnittelun ideaa noudattaen siten, että jokainen suunnitelma sisältää vastaukset kysymyksiin, miten paljon rahaa tulee ja menee sekä milloin nämä rahat tulevat ja menevät.
Tilitoimiston henkilökunnan on tulevaisuudessa osallistuttava entistä enemmän asiakasyritysten johtamisprosessiin, kun nyt he ovat vain yritysten toiminnan jälkienseuraajia.
Tilitoimisto ei myy taloushallintotyötä eikä yrityksen taloutta kuvaavia lukuja vaan se myy luottamusta. Kun yrittäjään on syntynyt luottamuksellinen suhde, hän pitää jatkuvasti yhteyttä kirjanpitäjäänsä eikä valita tilitoimiston laskuista.
Luottamus vahvistuu tehokkaasti tilanteissa, joissa yritys ajautuu maksuvaikeuksiin ja tilitoimisto auttaa sitä selviytymään ongelmasta.
Olin 1990-luvun laman aikana tilitoimistoyrittäjänä. Yhtä lukuun ottamatta kaikki asiakasyritykseni joutuivat suuriin vaikeuksiin.
Tein pitkiä päiviä auttaakseni asiakkaitani. Pääasiassa tehtävät olivat aivan muuta kuin verotusta ja kirjanpitoa. Yleisimmin ne liittyivät kassatulojen lisäämiseen, kassamenojen karsimiseen, maksutilanteen hallintaan päivittäin, laina-aikojen pidentämiseen, lainojen anteeksiannon anomiseen ja lisärahoituksen hankintaan.
Laman aikana vain yksi asiakkaistani meni konkurssiin. Sekin olisi selviytynyt, jos roskapankki Arsenal olisi ymmärtänyt tehdä oikean päätöksen.
Arsenalissa tämän yrityksen asioita käsitteli johtaja, joka oli aikaisemmin ollut säästöpankin johtajana ja myöntänyt ylisuuret lainat tälle asiakkaalle, kun se ei vielä ollut minun asiakkaani.
Arsenalissa pankinjohtajasta tuli virkamies. Hän sanoi: ”Jos annan lainat anteeksi, minua voidaan syyttää oikeudessa virkavirheestä. Mutta jos annan yrityksen mennä konkurssiin, minua ei voida syyttää mistään.” Konkurssi toteutui ja yrittäjäperhe menetti koko omaisuutensa.
Kaikki muut asiakkaani onneksi selviytyivät. Vaikeuksista selvinneet olivat kiitollisia ja pysyivät asiakkainani siihen asti, kun jatkoin tilitoimistotoimintaani.
Se yksi asiakasyritys, jolla meni koko laman ajan vuosi vuodelta yhä paremmin, oli kaikkein kiitollisin, koska olin jo 1980-luvulla kehottanut sitä välttämään nopeaa kasvua, joka olisi ajanut sen konkurssiin 1990-luvulla. Kysymys oli rakennusalan yrityksestä, joita meni konkurssiin ehkä eniten.
Verotustakaan ei tilitoimisto voi unohtaa, sillä arvonlisäverot, palkkojen työnantajamaksut sekä tuloverojen ennakot ja jäännösverot ovat maksutapahtumia.
Verotukseen pitää etsiä yksinkertaisempia muotoja, jos suomalaisten yritysten halutaan kasvavan ja pärjäävän.
Yritys- ja osinkoverotus on epäoikeudenmukaista ja monimutkaista. Kassavirta-ajattelun avulla sen ongelmat voidaan ratkaista kaikkia tyydyttävällä tavalla.
Kirjoitussarja kassavirta-ajattelusta:
12.2.2021
Kassavirta-ajattelu 1. Kassavirtalaskenta maanläheistä
27.2.2021
Kassavirta-ajattelu 2. Vahva kassavirta parantaa
12.3.2021
Kassavirta-ajattelu 3. Sesonkivaihtelut kurittavat kassavirtaa
26.3.2021
Kassavirta-ajattelu 4. Iso hanke imee kassan kuivaksi
9.4.2021
Kassa-virta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuuden
23.4.2021
Kassavirta-ajattelu 6: Tehokasta kirjanpitoa suoraan tiliotteista
7.5.2021
Kassavirta-ajattelu 7: Kassavirtalaskennan ohjelmistot
21.5.2021
Kassavirta-ajattelu 8: Kassavirtaan perustuva tilitoimistopalvelu
4.6.2021
Kassavirta-ajattelu 9: Kassavirtaverotus on oikeudenmukaista
18.6.2021
Kassavirta-ajattelu 10: Melkein kaikki konkurssit voidaan välttää
2.7.2021
Kassavirta-ajattelu 11: ElämänasenneLassi Mäkinen 
