 |
 |
 Lassi Mäkinen | Kassavirta-ajattelu 7: Kassavirtalaskennan ohjelmistot 7.5.2021 | © Talousteema Oy Koodasin kassavirtakirjanpidon tietokonesovelluksen itse, kun taloushallinnon ohjelmistoyritykset eivät ole olleet kiinnostuneita sen toteuttamisesta tai eivät ole osanneet sellaista laatia. Kirjanpito-ohjelmiston tekemiseen ei riitä ohjelmointitaito vaan on ymmärrettävä myös yritystoimintaa ja sen taloushallintoa perusteellisesti. Kassavirtalaskentaa soveltavia ohjelmointikielillä koodattuja tietojärjestelmiä on melko vähän tarjolla. Suurin osa sovelluksista on Excel-pohjaisia. Yleisimmin sovelluksilla muutetaan kirjanpidosta saatava tuloslaskelma ja tase kassavirtalaskelmaksi sekä tulosbudjetti ja tasebudjetti kassavirtabudjetiksi. Eräissä sovelluksissa käytetään ennustamista ja simulointia kassavirtanäkymän ulottamiseksi jopa useiden vuosien mittaiseksi. Taloussuunnittelu tarvitsee seurantamenetelmän, jotta voidaan tarkastella suunnitelmien toteutumista. Kun suunnitelmat laaditaan kassavirtalaskentaa noudattaen, silloin myös seurannassa on sovellettava kassavirtalaskentaa. Ongelmana on kirjanpitolaki, joka on laadittu tuloslaskentaa noudattavaksi ja kassavirtalaskelman laatimisen on ajateltu tapahtuvan tuloslaskelmasta ja taseesta muokkaamalla. Kirjanpitolautakunta on ohjeistanut tämän muokkaamisen. Se on hankalaa eikä sen avulla synny aitoa kassavirtalaskelmaa. Olen työskennellyt yrityksissä yli 50 vuotta. Nämä vuodet olen tehnyt kirjanpitoja ja tietokoneohjelmia sekä johtanut talousosastoja, tilitoimistoja ja tietojärjestelmien kehittämistä. Vaikka olen jo kauan ollut eläkkeellä, ammattitaitoni kirjanpitäjänä ja koodarina ovat ajan tasalla. En ole paras kirjanpitäjä enkä paras ohjelmoija, mutta näiden yhdistelmässä olen riittävän hyvä koodatakseni kirjanpitosovelluksen. Vuodesta 2004 lähtien olen systemaattisesti kehittänyt kassavirtalaskentaa, julkaissut aiheesta kaksi kirjaa ja lukuisia lehtikirjoituksia sekä pitänyt koulutustilaisuuksia. Olen koulutustilaisuuksissani yrittänyt saada taloushallinnon ammattilaiset ymmärtämään kassavirtalaskentaa. Osa on innostunut asiasta, mutta kaikkien mielessä tuli ei ole syttynyt, koska kassavirtalaskentaan ei ole ollut tarjolla sopivia tietokoneohjelmia. Olen koulutustilaisuuksissani myös yrittänyt saada taloushallinnon ohjelmia tuottavat ohjelmistoasiantuntijat toteuttamaan kassavirtalaskennan sovelluksia. Tuli ei heilläkään ole syttynyt, kun ei ole ollut varmuutta tällaisten järjestelmien menekistä. Niinpä päätin tehdä itse kassavirtakirjanpidon sovelluksen. Koronavirus tarjosi tilaisuuden tämän ohjelmiston tekemiseen. Kun korona esti koulutustilaisuuksien pitämisen, istuin työpöytäni ääreen ja aloin koodata. Tein tätä työtä koko vuoden 2020 ja jatkan sitä edelleen. Tilikauden 2020 juoksevan kirjanpidon laadin ohjelmistollani koodauksen ohessa kuukausittain ja ensimmäinen uudella sovelluksella tehty tilinpäätös valmistui 1.1.2021. Päätin tehdä ohjelmiston tarkasti rajattuun sovellusalueeseen, koska silloin siitä tulee mahdollisimman helppokäyttöinen, nopea ja virheetön. Se on tarkoitettu mikrokokoisille osakeyhtiöille, jotka tekevät arvonlisäveroilmoituksensa maksuperusteisesti kuukausittain. Samanlaisen sovelluksen voisin tehdä muillekin yritys- ja yhteisömuodoille. Kassavirtalaskenta sopii erityisen hyvin esimerkiksi yksityisille elinkeinonharjoittajille (tmi), asunto-osakeyhtiöille ja yhdistyksille, sillä niiden tarkoituksena ei ole voiton tuottaminen vaan rahan riittävyydestä huolehtiminen. Koska kassavirtakirjanpito on maksuperusteista, sovelluksellani kirjauksia ei tehdä laskuista vaan ne tehdään pankkitilin tiliotteista. Tämä hyödyntää tilintarkastaja Pauli Vahteran kehittämää Tiliote tositteena -ideaa. Kahdenkertaisesta kirjanpidosta toinen puoli on tehty valmiiksi pankissa. Riittää, että kirjataan vain kassatulot ja kassamenot sekä verrataan kassan saldoa kirjanpidossa pankkitilin saldoon tiliotteella. Järjestelmä on sähköinen ilman verkkolaskutusta ja näin yritykset välttävät pankkien ja muiden verkkolaskuoperaattorien perimät turhat verkkolaskumaksut. Laskuja pitää tietenkin lähettää ja ne tarvitaan kirjanpitoaineistoon tiliotteiden liitteiksi, mutta yksinkertaisinta on tuottaa laskut PDF-tiedostoina ja lähettää ne asiakkaille sähköpostin liitteenä. Tämä ei maksa mitään ylimääräistä. Yhtä hyvin laskut voitaisiin lähettää sähköpostitse Finvoice-standardia noudattavina XML-tiedostoina. Lähettämisestä ja vastaanottamisesta ei tarvitsisi maksaa mitään, kuten verkkolaskuoperaattoreita käytettäessä pitää maksaa. Kun PDF-laskuja voi lukea ilmaisella ohjelmalla, vastaavaa ohjelmaa ei ole olemassa XML-laskuille. Pankkitilien tiliotteita voidaan noutaa joko XML-tiedostoina Web Services -palvelua hyödyntäen tai poimimalla verkkopankista PDF-muotoinen tiliote. Pankit perivät Web Services -palveluistaan erillisiä pankkipalvelumaksuja, joten se on pienimmille yrityksille tyyristä. Kun verkkopankki on joka tapauksessa oltava yrityksellä, sieltä PDF-tiedoston noutaminen on ilmaista tai ainakin kohtuuhintaista. PDF-tiedoston purkaminen ohjelmallisesti kirjanpidon tapahtumiksi on kuitenkin vaikeaa, koska tämä tiedostomuoto sisältää mössöä, josta on hankala saada erotettua tekstitietoa. Ja jos PDF-tiedostosta saadaan teksti irti, sen jakaminen tietokenttiin on vaikeaa. Ainakin eräät osuuspankit ja säästöpankit tarjoavat verkkopankissaan pankkitilin tapahtumat myös CSV-tiedostona, jonka purkaminen kirjanpidon tapahtumiksi on helppoa. Olen ehdottanut finanssialan järjestölle, että se standardoisi tilitapahtumien CSV-tiedoston rakenteen. Esimerkiksi Excel lukee CSV-tiedostoja automaattisesti. Niistä pankeista, jotka eivät tarjoa CSV-tiedostoa, maksutapahtumat voidaan poimia verkkopankin tapahtumaluettelosta ja tallentaa tekstitiedostoksi. Sovellukseni siis lukee yrityksen pankkitapahtumat CSV-tiedostoista automaattisesti ja kirjaa ne tietokantaan sekä tiliöi päättelysääntöjä hyödyntäen tilitoimistoyrittäjä Aatos Snellmanin ensimmäisenä Tilivelho-sovelluksessaan toteuttaman automaattitiliöinnin mukaisesti. Kuukauden kirjanpitoon kuluu vain muutama sekunti sen jälkeen, kun samanlaiset tapahtumat toistuvat kuukaudesta toiseen ja niille on määritelty tiliöinnin päättelysäännöt. Kun tililuettelo on lyhyt, tiliöintisääntöjen osumatarkkuus on hyvä. Kassavirtalaskelman tililuettelossa on vain noin 60 tiliä. Lisäksi ohjelmistoni laskee arvonlisäverot noin 20 ohjaustietoa käyttäen. Kirjaamisen jälkeen järjestelmästä voidaan tulostaa päiväkirja, pääkirja ja kassavirtalaskelma PDF-tiedostoina sekä tuottaa arvonlisäveroilmoitus Verohallinnon määrittelyn mukaisena tiedostona. Tilinpäätös on kirjanpitolain mukaan laadittava tuloslaskentaa noudattaen suoriteperusteisesti. Maksuperusteiset kirjaukset on oikaistava suoriteperusteen mukaisiksi, mikäli ne eivät ole vähäisiä. Vähäisen kirjauksen rajaa ei ole määrätty, joten yhtiön hallitus voi tehdä sitä koskevan päätöksen harkintansa mukaan. Mikäli raja on matala, tilinpäätöksen laadinta on työlästä, mutta jos se on korkea, tilinpäätös voi parhaassa tapauksessa olla lähes kokonaan maksuperusteinen. Raja ei tarkoita kaikkia tilikauden kirjauksia vaan se tarkoittaa ainoastaan tilinpäätösjaksotusten suuruutta. Tilinpäätöstä varten kassavirtakirjanpidon tilien saldot on siirrettävä tuloslaskennan tileille. Tämä siirto on samankaltainen toimenpide kuin normaalisti tuloslaskelmasta ja taseesta laaditaan kassavirtalaskelma mutta tässä tapauksessa päinvastaisessa järjestyksessä. Kirjanpitosovellukseni tuottaa tasekirjan PDF-tiedostona. Vaikka kirjanpitolaki ei enää tunne tasekirjaa, sen laatimista ei ole kielletty. Tasekirjani sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetietojen lisäksi myös mm. tase-erittelyt sekä osakkaiden päätösasiakirjan, joka vastaa yhtiökokouksen pöytäkirjaa, kun kokousta ei pidetä. Tilinpäätös noudattaa pien- ja mikroyritysasetuksen minimivaatimuksia: lyhyt toimintokohtainen tuloslaskelma, lyhyt tase ja pakolliset liitetiedot. Kun laskelmat tulevat järjestelmästä aina samanlaisina, niiden laatiminen on automaattista. Tase-erittelyihin tulostuvat automaattisesti myös pitkä kululajikohtainen tuloslaskelma ja pitkä tase. Järjestelmä ohjaa tilinpäätöksen laatimista. Se laaditaan tilinpäätöstaulukkona, jonka sarakkeet vastaavat työn kulkua. Tasekirjassa eniten työtä aiheuttavat liitetiedot ja päätösasiakirja, mutta niidenkin laatimista järjestelmä ohjaa esimerkein ja lainauksin lakiteksteistä. Joku saattaa kysyä, onko tällainen kirjanpito lainmukaista. On se, koska kirjanpitolaki on joustava. Laissa ei sanota, mitä laskentatekniikkaa kirjanpidon laatimiseen on käytettävä tai miten tililuettelo on rakennettava. Kirjanpitolaki, arvonlisäverolaki ja elinkeinoverolaki sallivat maksuperusteisuuden eräin rajoituksin. Tiliotteista tehtävä kirjanpito on kahdenkertaista mutta se ei ole kaksinkertaista. Se ei ole yhdenkertaista vaan se on yksinkertaista. Sähköinen kirjanpito ei tarkoita samaa kuin verkkolaskutus eikä kirjanpitolaissa mainita sanaakaan konekielisyydestä tai sähköisyydestä. Kirjanpitoaineistot tulee vain säilyttää niin, että niiden sisältöä ei voi muuttaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen ja aineistoja voi tarkastella vaikeuksitta sekä tarvittaessa tulostaa selväkieliseen muotoon. Tulostaminen ei tarkoita ainoastaan paperille tulostamista vaan se voi tapahtua myös esimerkiksi kuvaruudulle. Joku saattaa kysyä, mitä hyötyä tällaisesta kassavirtakirjanpidon tietojärjestelmästä on. Hyödyt ovat merkittävät. Kassavirtakirjanpito tuottaa kassavirtatietoa, joka on yrityksen johtamisessa tärkeämpää kuin tuloslaskentatieto. Se tuottaa myös kassasuunnittelussa tarvittavaa seurantatietoa. Sovellukseni on rakenteeltaan yksinkertainen, joten virheiden mahdollisuus on pienempi kuin perinteisissä kirjanpito-ohjelmistoissa. Järjestelmä on kirjanpitotyötä ohjaava, helppokäyttöinen ja nopea. Kun kassavirtakirjanpito nopeuttaa kirjanpitotyötä, vapautunut aika voidaan käyttää kassasuunnitteluun, joka on tärkeämpää kuin kirjanpito. Kassasuunnitteluun ei vielä ole olemassa koodattuja ohjelmistoja, vaikka olen yrittänyt neuvoa ohjelmistoyrityksiä niiden toteuttamisessa. Kassasuunnittelua varten on olemassa useitakin Excel-toteutuksia. Itsekin olen käyttänyt Exceliä kassasuunnitteluun jo vuodesta 2004 lähtien. Se on toimiva ratkaisu mutta Excel ei tarjoa samanlaisia mahdollisuuksia kuin aito ohjelmointikielellä tehtävä koodaaminen tarjoaa. Aika näyttää, milloin ensimmäinen kunnollinen kassasuunnittelun tietojärjestelmä tulee markkinoille. Jos tilitoimisto saa tehokkaat työkalut kassavirtakirjanpidon ja kassasuunnittelun laadintaan, se voi muuttaa toimintansa entistä enemmän asiakasyrityksiä palvelevaksi. Kirjoitussarja kassavirta-ajattelusta: 12.2.2021 Kassavirta-ajattelu 1. Kassavirtalaskenta maanläheistä 27.2.2021 Kassavirta-ajattelu 2. Vahva kassavirta parantaa 12.3.2021 Kassavirta-ajattelu 3. Sesonkivaihtelut kurittavat kassavirtaa 26.3.2021 Kassavirta-ajattelu 4. Iso hanke imee kassan kuivaksi 9.4.2021 Kassa-virta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuuden 23.4.2021 Kassavirta-ajattelu 6: Tehokasta kirjanpitoa suoraan tiliotteista 7.5.2021 Kassavirta-ajattelu 7: Kassavirtalaskennan ohjelmistot 21.5.2021 Kassavirta-ajattelu 8: Kassavirtaan perustuva tilitoimistopalvelu 4.6.2021 Kassavirta-ajattelu 9: Kassavirtaverotus on oikeudenmukaista 18.6.2021 Kassavirta-ajattelu 10: Melkein kaikki konkurssit voidaan välttää 2.7.2021 Kassavirta-ajattelu 11: Elämänasenne Lassi Mäkinen | Sijoituksen reaalituotto ei ole millään tavoin reaalinenPankit vaanivat tilitoimistojen apajiaKirjanpito tuhlaa arvokasta työaikaaOlen yli 50 vuotta laskenut väärinEkonomistit seuraavat vääriä talouslukujaVoittaako yritys rahaa vai pääomaa?Mitä pitäisi tehdä, kun rahat alkavat loppua?Alv:n alarajahuojennuksen tilalle tarvitaan parempi menettelyMaksetaanko osingot voitoista?Modernia kassavirtalaskentaa YhdysvalloissaYritysjohdolle tuoretta tietoa rahan riittävyydestä tulevaisuudessaHoltitonta taloudenhoitoaElämme talouden satumaailmassa irti todellisuudestaMitä hyötyä on voitosta?Yritysmuodoksi riittää pelkkä yritysTaas nollatutkimus yrittämisestäDigitalisaatio ja epärehellisyys käsi kädessäKonkurssit lisääntyvät ja valtio hyötyyVerohallinnolta lepsu ohje epäselvän lain tulkitsemiseksiKirjanpitolain vähäisyyttä koskevien pykälien hyödyntäminenPienille yhdistyksille luotiin turha ”tilinpitomalli”Verosihteerin lähettämä selvityspyyntö tuli kalliiksi tilitoimistolleMihin tasetta oikeastaan tarvitaan?Mihin tuloslaskelmaa oikeastaan tarvitaan?Vuosi vaihtui ja talous kuihtuu – mistä valoa talouteen?Kansanedustajien joululahja yrityksilleVirtuaaliviivakoodista maksutietokoodiVääjäämättä päädytään yhteen yritysmuotoonValhe, emävalhe, tilasto, tilinpäätösAutomaatio ei vähentänyt kirjanpitäjien määrääVaromatonta liikevaihdon laskentaaKatsekontakti, hymy ja tervehdys eivät maksa mitäänVerohallinto siirtää taas omia tehtäviään yrittäjilleKirjanpitolaki on uudistettava pikaisestiMoni yrittäjä lopettaa, jos YEL-maksut nousevatPitäisikö palkanlaskijoiden mennä lakkoon?Asunto-osakeyhtiön talousarvion lakiperusteinen umpisolmuAsunto-osakeyhtiöt laativat kirjanpitonsa liian vaikeastiMiten meidän käy, kun Venäjä tuhoaa taloutensa?Ukrainan sota vahingoittaa suomalaisiakin yrityksiäTaloushallintoalan tulevaisuusPienyrityksen elämä on turvatontaTaitamattomasti säädetty varojenjaon rajoitusOn parempi tehdä oikeita asioita väärin kuin vääriä asioita oikeinEntiset pimeät taksit ovat nyt laillisiaKorona muutti koko loppuelämäniKevytyrittäjäpalvelun kirjanpito vedettiin umpisolmuunSuomeen tarvitaan selluvero, sahavero ja kaivosveroHoidatko raha-asioitasi kuin Suomen valtio?Tarjoatko asiakkaallesi, mitä hän tarvitsee vai mitä haluaa?Yrittäjän terveys ei tunnu kiinnostavan ketäänYrittäjien kaivettava taistelukirveet esiinYritysverotusta voidaan ja pitääkin muuttaaKassavirta-ajattelu 11: ElämänasenneKassavirta-ajattelu 10: Melkein kaikki konkurssit voidaan välttääKassavirta-ajattelu 9: Kassavirtaverotus on oikeudenmukaistaKassavirta-ajattelu 8: Kassavirtaan perustuva tilitoimistopalveluKassavirta-ajattelu 7: Kassavirtalaskennan ohjelmistotValtiokonttori tulkitsee kustannustukilakia väärinKassavirta-ajattelu 6: Tehokasta kirjanpitoa suoraan tiliotteistaKassavirta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuudenKassavirta-ajattelu 4: Iso hanke imee kassan kuivaksiKirjanpitolautakunnan lausunto tilinpäätöksen allekirjoittamisestaKassavirta-ajattelu 3: Sesonkivaihtelut kurittavat kassavirtaaKassavirta-ajattelu 2: Vahva kassavirta parantaaKassavirta-ajattelu 1: Kassavirtalaskenta maanläheistäMaksullinen verkkolaskutus on kehityksen jarruYhdenkertainen ei ole yksinkertaistaTilinpäätös valmistui heti seuraavana aamunaVaihtoehto Verohallinnon tilitoimistolleVerohallinto perustaa ”ilmaisen” tilitoimistonMiksi kirjanpito-ohjelmia on vaikea käyttää?SapattivuosiEduskunta pudotti pommin kirjanpitolautakunnan pöydälleTilitoimistovero rasittaa tilitoimistojen asiakkaitaYrittäjän nähtävä pitemmälle kuin ekonomistitVerotusta koodataan umpisolmuunKorona jättää jälkiä elämäämmeHallituksella väärä näkökulma työllistämiseenTilinpäätöksissä liikaa klappiaKovia kokeneet ja fiksut pärjäävätYrittäjät nostettiin tikun nokkaan kivitettäviksiPienet tilitoimistot voivat pelastaa SuomenYrittäjän piinakevätValmistaudu lamaan, vaikka se ei tulisikaanKassavirtalaskenta voittaa kuusi nollaAvaan kirjanpitoni ytimenKoodasin uudenlaisen kirjanpitosovelluksenHinta on tunneasia ostajalle ja myyjällePöytäkirja voi olla väärä todisteKompastuin Verohallinnon kielivirheeseenHerätys Verohallinto, elämme 2000-luvulla!Ilmasto-ongelma ei ratkea roskalaatikoillaEi saa suosia pientä tilitoimistoaPerustin osakeyhtiön ja yllätyinMiten tilitoimistot selviytyvät?Piiloverotus raskaampaa kuin avoin verotusTilitoimiston uusi suuntaOvela tilitoimistoalan valtausjuoniKirjanpitolain reliikitRahanpesun valvonta maksaa 355 euroaYrittäjiin kohdistuvaa vihapuhettaKateuden ryydittämää yrittäjien noitavainoaOsakeyhtiö on mainettaan parempiYrittäjä on monen sortin velvollinenSuomalaiset ovat tarkkoja talousasioissaHe ansaitsevat paremman työn ja elämänTilitoimistot tienhaarassa: täysautomaatio vai asiantuntijapalveluOsakepääomarajan poistamisesta tuli torsoTilinpäätökset laaditaan liian vaikeastiKuka maksaa turhan työn?Yrittäjyyden ylistäminen ei enää riitä vaan tarvitaan tekojaSuomen valtiosta on tullut digiterroristiKotitarkastajat nelihenkisiin perheisiin – onko totta?Tulevaisuudessa vain osakeyhtiöitäYötöitä kirjanpitäjille ja palkanlaskijoilleSeuraavaksi valvontakamerat kassoilleSuomen Yrittäjät nujakoi turhaan ay-liittojen kanssaPalkkaennakko ei ole palkka vaan pikavippiTulorekisterissä on päivämäärävirheHallitus mahdollistaa ihmisten säästöjen ryöstämisenKiristyvästä tietosuojasta paineita luottotietoyhtiöillePuolen vuoden musta aukko asuntoyhtiön taloudessa”Joskus tulee virheilmoitus, joka sitten häviää itsestään”Kassavirtahanke täyttää 15 vuottaTulorekisteri – kenen byrokratiaa se keventää?Aika ja raha – yrittäjän kaksi stressiäSuomen valtio tuotti taas tappiotaAllekirjoitettua tilinpäätöstä ei saa muuttaa”Kuuden euron simmi”Miksi taloushallinnon muutokset ajoitetaan vuodenvaihteeseen?Pienet tilitoimistot kyllä pärjäävät, mutta suuret…Tuntemattomat tilinpäätöskaavat suojaavat yrittäjää vainoltaMiten valvonta ”laaditaan”?Miksi yrittämisen byrokratia tuntuu kevyeltä?Arvonlisäverolaki kirjoitettiin kateuden kiimassaVerohallinto järjestää kirjanpitäjien hirttäjäiset tammikuussaSumu laskeutui Suomen talouden ylleYhdenkertainen kirjanpito kummittelee”Posti kulkee, kun Kusti polkee”Puhumattomuus on velallisen pahin virheTelia myy viestipalveluita mutta vastaa viesteihin hitaasti”Itselleen sika kiusan tekee…”Kolmen vuoden säännön anatomiaKirjanpitolaki rikkoo varovaisuuden periaatettaPyhä osinkoverotus – ”Miks kaiken pitää aina muuttua?”Vain muutos on varmaaValoa ikkunoissaOmaVero on huonompi kuin odotinPieni nainen ja iso unelmaTyö on antamista – ei ottamistaPuhelinetujen ennakonpidätykset tarpeetonta näpräämistäAuto kirjanpidossa – auto ei kirjanpidossa – auto jälleen kirjanpidossaVATT:n veroselvitys unohti tärkeimmän investointikannustimenABC-huoltamon kahvilassa on paras veroasiantuntemusMicrosoftille asiakkaat ovat vain lypsykarjaaKuudenkymmenen talousjohtajan harhainen totuusHankasalmi, Hämeenlinna, Oulu ja HelsinkiPienessä yrityksessä ihminen puhuu ihmiselleEduskunnassa saa valehdella mutta ei syyttää valehtelustaSeura-lehti: "Mikä kannustaa yrittämään?"Juha Sipilä haluaa Suomeen 110.000 uutta työpaikkaaJuuri nyt tilitoimistopalveluiden tarve kasvaa”Tämä on aivan hevon humppaa”Tekisinkö tilinpäätöksen vanhan vai uuden lain mukaisesti? |
| © Talousteema Oy 2014 – 2024 |